Digitalisierung im Fokus der Betriebsprüfung
Corona - ein Brandbeschleuniger?
Eigentlich gibt es keinen Bereich des Lebens und der Wirtschaft mehr, welcher nicht durch die Corona Pandemie spürbar beeinflusst wurde. Dies betrifft auch Verwaltungsprozesse und ganz besonders die Außendienste der Finanzverwaltung.
Schon seit Jahren findet in der Betriebsprüfung ein Wandel statt: Prüfungen nehmen immer mehr die digitalen Daten von Unternehmen in den Fokus. Der Datenzugriff beschränkt sich dabei nicht mehr nur auf das im Regelfall ordnungsgemäß geführte Finanzbuchhaltungssystem des Steuerberaters, sondern auch auf alle vom Stpfl. in Eigenregie genutzten Softwareprodukte, welche für den betrieblichen Aufzeichnungsprozess in Verwendung sind, die sog. Vorsysteme. Dazu gehören insbesondere Warenwirtschaftssysteme, Rechnungsprogramme und Kassenprogramme.
Der Unternehmer haftet für seine Software
Dieser durch Gesetze gestützte Datenzugriff führt zu einem großen Problem im Alltag: Während bei einem Buchführungsprogramm die ordnungsgemäße und gesetzeskonforme Aufzeichnungsfunktion im Vordergrund steht, werden Vorsysteme in der Regel nach praktischen und rein funktionalen Gesichtspunkten ausgewählt. Dem Anwender ist dabei oft gar nicht bewusst, dass sein Programm Funktionen bietet, welche gegen gesetzliche Vorschriften und den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) verstößt.
Die Folgen können teilweise gravierend sein: Neben möglichen Bußgeldern sind insbesondere die rechtlichen Auslegungen der Betriebsprüfungen problematisch. Soweit der Steuerpflichtige Bücher oder Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegen kann oder diese nicht ordnungsgemäß sind, hat die Finanzverwaltung eine sog. Schätzung vorzunehmen. Anders gesagt: Der Unternehmer haftet für seine Software.
Ein ungleiches Paar: Steuerrecht und Informatik
Diese Problematik führt dazu, dass einem Unternehmer nur zwei Möglichkeiten bleiben: Entweder er beschäftigt sich selbst mit dieser rechtlichen und auch technischen Materie oder er vertraut einem Steuerberater diese Aufgabe an. Praktikabel dürfte dabei nur letztere Alternative sein, da der Datenzugriff als solches als einer der schwierigsten Themengebiete im praktisch anwendbaren Steuerrecht gilt, da es Kenntnisse zweier völlig unterschiedlicher Themengebiete vorrausetzt: Steuerrecht und Informatik. Die Praxis zeigt: Da die Finanzverwaltung in den letzten Jahren aufrüstet und auf sog. Fachprüfer oder anderweitig bezeichnete Experten setzt, müssen auch Steuerberater mitziehen und in ein solches Know-how investieren. Die Vielzahl an Programmen und die komplexen betrieblichen Strukturen führen zu einem immensen Beratungsaufwand, welcher angesichts der sowieso hohen steuerlichen Beratungsleistungen aufgrund immer komplexer werdenden Steuergesetzgebung oft kaum zu leisten ist.
Pandemie der Digitalisierung
Dieses Problem wird in der aktuellen Pandemie Situation noch verschärft. Bedingt durch Corona, finden Prüfungen oft nicht mehr im Betrieb oder beim Steuerberater statt, sondern im Home-Office oder an Amtsstelle im Finanzamt. Dies führt verstärkt dazu, dass der Fokus von der klassischen Belegprüfung hin zur Datenprüfung forciert wird. Auch der Zugriff auf digitale Belege, welche oft im Rahmen von Scanverfahren in Unternehmen bereits seit Jahren gesichert werden, wird zunehmend durch die Prüfer wahrgenommen und auch formal-rechtlich eingeordnet. Fehlende oder auch unzutreffende Beratungsleistungen werden so verstärkt aufgedeckt und sanktioniert.
Hilfe zur Selbsthilfe
Um diesem Risiko zu entgehen, sind sowohl Berater als auch Steuerpflichtiger gefordert, Ihrer technischen sowie betrieblichen Prozessstruktur eine ausführliche Analyse gegenüberzustellen. Bisherige Prozesse müssen kritisch betrachtet werden und unter Umständen einem Update unterzogen werden. Dies ist allein von einem Steuerberater kaum zu leisten, auch der Unternehmer selbst sollte sich intensiver mit seiner eingesetzten Software und der rechtlichen Problematik beschäftigen, denn letztlich betrifft es am Ende nur ihn selbst. Die Zeiten, in welchen ein betriebliches Softwareprodukt rein funktional betrachtet wird, sind spätestens seit diesem Jahr vorbei. Dieser Realität heißt es sich zu stellen.
28.10.2020 - Matthias Eilenbrock - me@ntg24.de
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