„Einmal die Rechnung bitte“ - Ein Blick hinter die Kulissen
Die ordnungsgemäße Rechnung – Wieso weshalb warum? – Ein Kommentar
Einleitung:
Wer kennt es nicht. Man möchte gerade z.B. den Handwerker bezahlen und schon passiert es. Die Frage aller Fragen ertönt: „mit oder ohne Rechnung“? Eine Frage mit viel Wirkung. Ohne Rechnung ist natürlich günstiger, aber auch illegal.
Eine Rechnung dient nämlich als Beweismittel, als Kontrolle, dass über einen Umsatz ordnungsgemäß abgerechnet wurde. Die Frage stellt sich jedoch, wann spricht man denn von einer ordnungsgemäßen Rechnung und was für Bestandteile müssen dafür enthalten sein? Genau diese Fragen möchte ich Ihnen mit meinem Artikel beantworten.
Tatbestand:
Unter Rechnung versteht man ein Dokument, mit welchem ein Unternehmer seinen Kunden aufgrund eines Kauf- oder eines Leistungsvertrages (Dienstleistung, Honorarleistung o.ä.) über das fällige Entgelt informiert. Das Layout kann nach persönlichen Vorlieben gestaltet werden, jedoch muss es inhaltlich bestimmte Merkmale enthalten. Diese Mindestbestandteile sind abschließend im §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) aufgeführt. Alle Tatbestandsmerkmale können Sie dem folgenden Schaubild inkl. Musterrechnung entnehmen:
Um keinen Fehler zu machen, nutzen viele Unternehmer ein Rechnungsprogramm, mit welchem die oben aufgeführten Mindestbestandteile umgesetzt und die Rechnungsnummern fortlaufend geführt werden.
Jedoch gilt: Augen auf bei der Programmauswahl. Nach Absendung der Rechnung sollte mit dem Programm keine Änderung mehr vorgenommen werden können, ohne dass dies im Programm gespeichert wird. So ist gewährleistet, dass nicht nachträglich z.B. der Betrag angepasst worden ist. Diese Dokumentation ist nicht nur wichtig, sondern auch notwendig, damit eine lückenlose Nachverfolgung seitens der Finanzverwaltung möglich ist. Ansonsten kann gegen Sie ein Strafverfahren wegen Betrug und Täuschung eingeleitet werden. Vielleicht nicht ganz so drastisch, aber weiterhin sehr ärgerlich ist eine Hinzuschätzung von der Betriebsprüfung, wenn sie nicht zweifelsfrei erkennen kann, dass es sich bei der Rechnung um die Erstfassung handelt.
Ausnahme 1: Der Kleinunternehmer:
Fallen Sie mit Ihrer Tätigkeit unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung gem. §19 UStG, so gelten gesonderte Regelungen für die Rechnungsausstellung.
Da ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen muss, darf er diese auch nicht in der Rechnung ausweisen. Die Pflicht zum gesonderten Steuerausweis entfällt daher (vgl. §19 Abs. 1 S. UStG). Weisen Sie fälschlicherweise trotzdem Umsatzsteuer aus, so sind Sie auch verpflichtet diese ans Finanzamt abzuführen. Dies ist gesetzlich im §14c UStG geregelt.
Ihre Rechnung sollte daher wie im folgenden Beispiel immer den Satz „im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG enthält der ausgewiesene Betrag keine Umsatzsteuer“ enthalten. Ein Satz mit großer Wirkung.
Ausnahme 2: Die Kleinbetragsrechnung
Bei Rechnungen mit einem Rechnungsbetrag bis 250€ lockert der Gesetzgeber ebenfalls die Mussbestandteile. So muss eine derartige Rechnung lediglich folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der Leistung
- Rechnungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersatz und Bruttobetrag.
Nicht notwendig sind daher Angaben wie Steuernummer, Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Nettobetrag und Rechnungsnummer.
Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung:
Die Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung sind vielfältig. So kann auf der einen Seite der Leistungsempfänger keine Vorsteuer vom Finanzamt erhalten, auf der anderen Seite muss der Rechnungsersteller ggf. mehr Umsatzsteuer bezahlen, als er selbst gedacht hatte.
Hier kommt nämlich die sogenannte „14c Steuer“ ins Spiel. Wenn man in der Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als man eigentlich müsste, dann sagt der Staat danke und verlangt auch die zu viel ausgewiesene Steuer. §14c UStG unterscheidet hier in zwei Arten: Der unrichtige (falsche) Steuerausweis nach Absatz 1 und den unberechtigten Steuerausweis nach Absatz 2. Ganz vereinfacht kann man sagen, nur Unternehmer, die keine Kleinunternehmer sind, dürfen Umsatzsteuer überhaupt ausweisen.
Eine Privatperson darf dies nicht, sie ist sozusagen nicht berechtigt. Tut sie es doch, dann muss sie diese Steuer auch zahlen (in der Theorie). Ob dies das Finanzamt in der Praxis jedoch mitbekommt steht auf einem anderen Papier. Viel häufiger erfolgt der falsche Steuerausweis. Weist eine Person, die zwar berechtigt ist, zu viel Umsatzsteuer aus, so schuldet sie auch den Mehrbetrag. Die passiert z.B., wenn man den falschen Steuersatz verwendet.
Gerade in der Corona Zeit fragen sich viele welchen Steuersatz muss man eigentlich anwenden, weil der Staat ja die Steuersätze für ein halbes Jahr gesenkt hat. Über diesen Wahnsinn habe ich bereits in einem anderen Artikel berichtet. Kurz zusammengefasst: Der Steuersatz richtet sich an den Zeitpunkt der Leistungsausführung.
So kann es passieren, dass in einer Abschlagsrechnung z.B. am 20.02.20 7% Umsatzsteuer ausgewiesen wurden, jedoch aufgrund der Leistungsausführung z.B. am 06.08.2020 nur 5% richtig wären. Diese Rechnung ist nachträglich entweder zu ändern oder der Umsatzsteuerbetrag muss in der Abschlussrechnung korrigiert werden. Ansonsten schulden Sie auch den Mehrbetrag.
Fazit:
Eine Rechnung zu schreiben ist gar nicht so leicht. Machen Sie sich daher immer im Vorfeld genügend Gedanken und beachten Sie die eben dargestellten Grundsätze einer ordnungsgemäßen Ausstellung. Im Nachhinein kann es schließlich ziemlich teuer werden und das unabhängig davon wie hoch der Rechnungsbetrag ist.
06.07.2020 - Daniel Eilenbrock - de@ntg24.de
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