Firmenhandy versteuern
Was gilt 2025 in Deutschland?
Es gibt Dinge im Berufsleben, die so normal geworden sind, dass kaum noch jemand darüber nachdenkt. Das Firmenhandy gehört dazu. Es klingelt, vibriert, empfängt Mails rund um die Uhr – und wird oft ganz selbstverständlich auch privat genutzt.
Doch so harmlos das Gerät in der Hosentasche wirkt, steuerlich kann es einiges durcheinanderbringen. Besonders dann, wenn nicht ganz klar ist, wer eigentlich Eigentümer ist, wer die Kosten trägt und wie das Finanzamt das Ganze einordnet.
Firmenhandy oder Steuerfalle? Warum die Besitzfrage entscheidend ist!
Sobald ein Unternehmen ein Handy stellt, bleibt in vielen Fällen alles entspannt. Vorausgesetzt, es handelt sich um eine echte Überlassung. Steuerlich betrachtet liegt kein geldwerter Vorteil vor, also auch keine zusätzliche Abgabe.
Genau diese Variante ist die mit Abstand einfachste und eleganteste. Sie funktioniert übrigens nicht nur mit Smartphones, sondern auch mit Zubehör wie Ladegeräten oder Tablets, wenn sie offiziell Teil der Arbeitsausstattung sind.
Was viele nicht wissen: In größeren Firmen werden Dienstgeräte oft über ein sogenanntes Mobile Device Management, kurz Android MDM, verwaltet. Das erlaubt zentrale Steuerung, Updates und sogar Fernlöschung bei Verlust – und hilft gleichzeitig, die berufliche Nutzung nach außen sichtbar zu machen. Praktisch, und auch steuerlich nützlich, weil es die Argumentation gegenüber dem Finanzamt stützt.
Kompliziert wird es, wenn der Arbeitgeber zwar das private Handy mitfinanziert, aber nicht selbst Eigentümer ist. Kauft er das Gerät vom Mitarbeiter ab und stellt es dann wieder zur Verfügung, kann das kritisch sein. Auch das schlichte Erstatten der Handyrechnung führt meist zu einem steuerpflichtigen Vorteil. Und der muss in der Lohnabrechnung auftauchen – inklusive aller Abgaben.
Privat gezahlt und beruflich genutzt – was gilt dann?
Ein privat gekauftes Handy, das nebenbei auch fürs Geschäft herhalten muss, ist ein Sonderfall mit Tücken. Wer beruflich erreichbar sein muss und dafür das eigene Gerät nutzt, darf durchaus einen Teil der Kosten steuerlich absetzen. Allerdings gilt: Ohne Nachweis geht nichts. Das Finanzamt will wissen, wie hoch der Anteil der beruflichen Nutzung ist – mindestens zehn Prozent sollten es schon sein.
Ob das über ein Nutzungstagebuch oder eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers nachgewiesen wird, ist zweitrangig. Hauptsache plausibel. Abgesetzt werden können dann nicht nur Teile des Kaufpreises, sondern auch laufende Gebühren, Apps und Datenvolumen – eben alles, was beruflich anfällt.
Selbstständige genießen hier etwas mehr Freiheiten, müssen aber auch genauer hinsehen. Wer das Handy zu über 90 Prozent geschäftlich nutzt, darf es vollständig als Betriebsausgabe ansetzen. Liegt der Anteil darunter, wird aufgeteilt – und das mit sauberer Dokumentation. Anschaffungskosten bis 800 Euro netto können sofort abgeschrieben werden, teurere Geräte über mehrere Jahre. Und wer später das Handy aus dem Betriebsvermögen ins Private übernimmt, muss den Restwert versteuern. Klingt lästig, ist aber Alltag.
2025 gibt es keine neuen Regeln, aber viele alte Fragen!
Und was bringt das Jahr 2025? Überraschend wenig. Es gibt keine neuen gesetzlichen Vorgaben, keine verschärften Grenzen, keine Sonderregelungen. Das bedeutet aber nicht, dass sich Zurücklehnen lohnt. Steuerrecht lebt von Ausnahmen, Spitzfindigkeiten und Grauzonen.
Wer hier sauber arbeitet, spart sich Ärger – und womöglich auch bares Geld. Denn ein falsch versteuertes Handy mag keine Schlagzeile machen, kann aber dennoch teuer werden. Vor allem dann, wenn die Geräteflotte im Unternehmen wächst und das Finanzamt plötzlich neugierig wird.
09.04.2025 - Mikey Fritz
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